このページの趣旨
テンプレを駆使して飲み会幹事をテキトーに乗り切るためのページ
とっさの一手
割り勘電卓
スマホに割り勘アプリを入れておく
二次会の電話予約
「すみません、今からN人で行きたいんですけど、個室を予約できますか?」と言っておけばよい
幹事のテンプレ
招待メールのテンプレ
件名: 【出欠確認 xx月xx日〆切】XX会のご案内 (xx月xx日開催)
各位
<自分の名前>です。
お疲れ様です。
この度、<飲み会のきっかけを書く>こととなりました。
つきましては、○○の意を込めまして、XX会を開催いたします。
ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、会場準備の都合上、
【xx月xx日(x)までに幹事xx宛に出欠のお返事】をご返信くださいますようお願いいたします。
また、【食べられないもの】がございましたらご連絡いただきますよう、重ねてお願いいたします。
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日時: 20xx年xx月xx日 (x) xx:xxより
場所: 未定 (後日ご連絡いたします)
会費: \x,xxx (会費は<徴収の日時 or タイミングを書く>までに徴収いたします)
幹事連絡先: <携帯電話の番号>
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以上、よろしくお願いいたします。
店の予約時のチェックリスト
Webによる事前調査
- その店は直近2, 3回の宴会で使用していないか
- 店までの移動距離は遠くないか
- クレジットカードは使えるか
- コース料理は2時間程度で終わるか (3時間コースは意外と間が持たない)
電話予約 (ネット予約の場合、個室がとれないことがあるので注意)
- 「すみません、宴会の予約をしたいのですがよろしいでしょうか?」とまず言っておく
- xx月xx日(xx) xx:xx からN人で予約できるか
- 個室はとれるか
- 飲み放題にビールは含まれるか (発泡酒の場合がある)
- ビールはジョッキで出してくれるか (最初だけビンの場合や大人数ではビンのみの場合がある。ビンはお注ぎすることになるのでめんどくさい)
- 食べられない料理を抜いてもらえるか
- 「もし万が一、人数変更やキャンセルが発生したら、それぞれいつまでに連絡すればよいですか?」と聞いておく
- 最後に店員さんが「xx月xx日(xx) xx:xx からN人で承りました」というのを確認できると尚良い
店が決まったときのメールのテンプレ (自身のメールに返信する形で送信する)
各位
<自分の名前>です。
お疲れさまです。
先日ご案内いたしました、XX会の会場が決まりましたので改めてご連絡いたします。
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日時: 20xx年xx月xx日 (x) xx:xxより
場所: xxxx
<店のWebページのURLを貼る>
会費: \x,xxx (会費は<徴収の日時 or タイミングを書く>までに徴収いたします)
幹事連絡先: <携帯電話の番号>
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以上、よろしくお願いいたします。
宴会当日までの準備
- 宴会数日前に、組織の1番目に偉い人に乾杯の挨拶をお願いする
- 宴会数日前に、 組織の2番目に偉い人に締めの挨拶をお願いする
- 店に実際にたどり着けるように、場所を確認しておく
- 一次会の店の近くにある、二次会候補の店を3件選んでおく
一次会
- 集合時間になったら「皆様、そろそろお時間ですので、玄関にお集まりください」と言う
- 遅れそうな人には、何時頃になりそうか、先に始めてもよいかを聞く
- 自分が先頭を歩き、店まで案内する。末尾でサポートしてくれる相方がいると尚良い
- 店に全員そろったら、飲み物を頼む
- 乾杯の挨拶をしてもらう。しばらく休憩
- 宴会の中盤で新人自己紹介やイベントを行う。「皆さん、 ご歓談中すみませんが～」と叫べば何とかなる
- 宴会終盤で締めの挨拶をしてもらう。「皆さんご歓談中すみません、そろそろお時間ですので～」と叫べばなんとかなる
二次会
- 二次会に行く人を集合させる。名前は記録しておく (途中で抜けられて会計に困ることがある)
- 二次会候補の店に予約の電話を入れる。 「すみません、今からN人で行きたいんですけど、個室を予約できますか?」と言っておけばよい
- 二次会は一次会とは異なり、組織の公式の宴会ではないため、会計はその場で済ます方が後ほど楽。
- 三次会以降も同様
宴会後日のメールのテンプレ
件名: xx会の会計報告
各位
<自分の名前>です。
お疲れさまです。
先日はxx会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
会計報告をさせていただきます。
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[収入]
役職A: \x,xxx * N人 = \x,xxx
役職B: \x,xxx * N人 = \x,xxx
役職C: \x,xxx * N人 = \x,xxx
主賓: \0 * N人 = \0
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[収入合計] \xx,xxx
[支出合計] \xx,xxx
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[収支] +\xxx
※残金は次回の宴会に繰り越しいたします。
※二次会以降の会費はその場で徴収済みです。
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以上、よろしくお願いいたします。
おわり
お疲れさまでした。
今回行ったお店は友人や同期と情報交換しておくことをおすすめします。被りを防いだり店の候補を増やしたりできるためです。
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